Firemní databázový systém:

Systém obsahuje kompletní modulový balík pro vedení skladového hospodářství, objednávky, rezervace, fakturace, pokladny, banku, účetnictví, nástroje pro řízení a správu zakázek. Vhodnou kombinací dosáhneme optimální skladby systému. Specifické požadavky vyřešíme na zakázku. Je vybudován pro firmy účtující v podvojném účetnictví a jsou plátci DPH. Stejně dobře jde použít pro jednoduché účetnictví i pro případné plátce DPH.

Skládá se z těchto částí

Bezpečnost
1. Systém je zabezpečen vstupním heslem pro každého uživatele. Toto heslo je požadováno ještě před spuštěním aplikace. Pokud je heslo správně uvedeno, aplikace se spustí a nastaví pro daného uživatele přístupy do jednotlivých částí systému. Je podporována správa skupin a kopírování oprávnění. Tato práva přiděluje správce systému.
2. Sledování provedených změn uživateli do evidenčního souboru
3. Zálohování systému a možnost vrácení ze zálohy.

Zakázky
Pro dohledání souvisejících dokladů může uživatel pro danou objednávku založit zakázku. Zakázce je přiděleno označení-číslo a může být vložena do faktur, dokladů skladu, pokladních i bankovních dokladů. Z modulu zakázek následně možné sledovat související doklady.

Adresy
Adresář je číselník kontaktů právních subjektů a jejich provozoven, dodavatelů, odběratelů, zaměstnanců a jakýchkoliv jiných adres. K jednotlivým zápisům lze uložit logo firmy nebo foto a textovou poznámku. Zobrazené záznamy je možno filtrovat a rychle najít požadovaný kontakt. Je podporována možnost tisku obálky pro aktuální adresu s možností dopsat oslovení.
Dále tisk dopisů s použitím šablony. Z adresáře můžete použít vlastní šablony dokumentů, které se naplní adresou právního subjektu a případně provozovnami, datem a jménem autora dopisu. Na závěr se dokument otevře v MS Wordu k upravám. Vhodné pro jednotnou firemní korespondenci. Obsahuje hromadné tisky obálek, dopisů.
Záznamy jde exportovat do .CSV, .TXT, .VCF (vizitka pro vložení do poštovního klienta) a tisknout sestavy podle nastaveného filtru.

Řízení zakázek
Tento systém je součástí adresáře-číselníku adres. Pro konkrétního dodavatele-odběratele můžete zapisovat provedené akce. První kontakt, odeslaná nabídka, zápis telefonního hovoru, seznam dokumentů-vazba na soubory (doc, xls, txt, jpg, bmp...), odeslaná proforma faktura, řádná faktura a jiné souvisejíci doklady. Dopředu si do určitého dne-času nastavíte činnost sobě nebo podřízeným. Později si nastavením pracovního období filtrujete akce, které musíte vyřešit. Každý zápis je možné přiřadit konkrétnímu uživateli a průběžně sestavovat např. plán výjezdů služebním vozidlem, seznam úkolů k vyřízení, soupiska, kdy kam máte zavolat. Řádky mají obecný formát a dají se použít např. i k evidenci oskenovaných dokladů.
Může sloužit i ke kontrole vykonané práce pracovníků či jako výkaz provedené práce.
Úkoly je možné filtrovat i podle pracovníka nebo pracovní skupiny. Práva k editaci jsou omezena jen na vlastníka dokumentu nebo skupiny. Kdo první otevře doklad zamče jej a po uložení zase uvolní.
(připravuje se)
Pošta: Propojení na poštovního klienta. Možnost vytvořit úkol jako email a odeslat ho. Přijímat poštu do "Řízení zakázek". Automatické zařazování dle odesilatele podle emailové adresy.

Skladové hospodářství:
V rámci jedné databáze je možné provozovat libovolné množství skladů pro jednu organizaci. Zároveň je možné v rámci systému vést jakékoliv množství organizací - firem. Každá organizace - účetní jednotka má svou vlastní databázi. Mezi databázemi je možné se lehce přepínat.

OBJEDNÁVKY: Skladové hospodářství sleduje objednávky vydané i přijaté. Zpracované doklady lze vkládat do nově vznikajících dokladů. Šetříte čas a použijete již upravené kódy a množství pro zboží. Tyto zaevidované objednávky je možné tisknout nebo (pokud je připojen modem) faxovat jako Objednávka na zboží přijatá (např. k podpisu). Tyto vystavené doklady nemají vliv na stav skladu.
(připravuje se)
OBJEDNÁVKY S POSTUPNÝM PLNĚNÍM: U opakujících se objednávek dochází občas k částečnému plnění. Je nutné sledovat průběžně co bylo objednáno a již dodáno. Dochází k překrytí objednávek. Pomocí tohoto systému můžete průběžně tyto změny sledovat.

REZERVACE: Slouží k zablokování zboží. Při kontaktu se zákazníkem po telefonu můžete vytvořit pracovní výdajový doklad na zboží. Tento doklad je možné uložit jako rezervaci na zboží. Potřebné množství zboží je převedeno do blokovaného zboží. Nejde již opakovaně prodat. Po případném zrušení řádků v rezervaci je zboží vráceno zpět do stavu.

SKLAD: Pohyby jednotlivých skladů se sledují přijatými-vydanými dodacími listy pro každý sklad zvlášť. U příjmu zboží na sklad je možné evidovat záruční dobu a seriová čísla k jednotlivým druhům zboží. Při výdeji přiřadíte z této evidence konkrétní kus podle seriového čísla. Vyvarujete se duplicitních chybných výdejů ze skladu. U výdeje je také možné použít slevu-přirážku v % pro vystavovaný doklad. Zároveň se hlídá zisk podle nákupní ceny ze skladové karty. Tím se optimalizují ztráty.

SKLADOVÉ KARTY: Každý sklad je evidován na skladových kartách. pro jednotlivé zboží. Na skladových kartách se sledují informace o prodávaných produktech. Společné nastavení pro obchodníky. Můžete zde sledovat jako zboží k prodeji např. různé ceny za služby, jízdné, doprava, balné a především zboží.
U zboží zde můžete uvést objednací čísla pro vystavení objednávek, čárový kód pro pokladní scaner, třídící a vyhledávací kódy, přednastavit až deset prodejních cen pro dealerské skupiny, cenu pro prodejní pokladnu v hotovosti, cenu pro převod mezi sklady, vložit obrázek zboží. Automaticky se zde zapisují data posledního nákupu, prodeje a generuje se prodejní cena. Tato prodejní cena se počítá podle nákupní ceny zboží, uváděné u příjmu. Pro první tři dealerské skupiny jde zadat cena napevno nebo generovat podle aktuální nákupní ceny pro všech deset skupin. Přirážky se stanovují pro všechno zboží centrálně nebo u každého samostatně. Nákupní cena se může u příjmu automaticky zapisovat do skladové karty jako poslední, průměrná, nejvyšší, nejnižší nebo beze změny a cenu může uživatel nastavit sám. Za jednotlivé sklady je možné tisknout sestavy zboží na skladě, pohyby skladu za určité období, za dodavatele-odběratele apod..

PŘEVOD MEZI SKLADY: V rámci jedné firmy je možné vést neomezený počet skladů. Každý sklad vedený v systému může převádět zboží výdejkou-příjemkou mezi sklady za převodní cenu. Tuto cenu si určuje uživatel.

ROZPRACOVANÉ DOKLADY: Všechny vystavené doklady je možné uložit jako rozpracované. Můžete si doklad připravit a např. druhý den pokračovat již se zákazníkem . Doplnit údaje, uložit a vytisknout.

INVENTURA: Provádí se vložením skutečného stavu do samostatné inventurní položky každé skladové karty. Tyto stavy je možné vytisknout jako inventurní sestavu. Po účetním dorovnání a opravných dokladech se převede stav příkazem do aktuálního množství na skladě.

PRODEJNÍ POKLADNA: Jako prodejní pokladna se považuje počítač s připojenou pokladní zásuvkou, tiskárnou paragonů, terminálem zobrazujícím cenu a scanerem-čtečkou čárového kódu. Případně s prodejním pultem a spodním scanerem. Pokladna vystavuje paragony a změny promítá on-line na databázový server. To znamená, že je přihlášena k serveru a používá společnou databázi. Všechny pohyby skladů provedené pokladnami se přímo promítnou do stavu skladu. Každá pokladna má své identifikační číslo, svoji číselnou řadu paragonů. Uzávěrka pokladny sleduje jeden pracovní den. Nastavuje se počáteční stav - převod z minulého dne. Uzávěrkou jsou paragony dané pokladny uzamčeny a je možné vytisknout uzávěrkovou sestavu.

Fakturace
FAKTURACE: Nabízí libovolné množství fakturačních číselných řad. Při vystavení nové faktury je možné ji uložit jako rozpracovanou a později zpracovat a vytisknout.

PROFORMA FAKTURA: Jde o rozpracovanou fakturu, která se tiskne jako proforma faktura. Pro řádnou fakturu je možné později použít tuto rozpracovanou. Ta se po novém uložení zařadí jako řádná faktura.

DOBROPISY: Stejně jako faktura se vystavuje i dobropis vydaný-přijatý.

Pokladní doklady, banka
POKLADNA: Nabízí libovolné množství číselných řad. Pokladní doklady jsou zařazovány i pod pořadovým číslem za daný den. K těmto pokladnám je možné sledovat zůstatky na účtu. Tiskne se pokladní doklad na formulář A4 (1x nebo 2x pod sebe).

BANKA: Nabízí libovolné množství číselných řad. Bankovní doklady jsou zařazovány s číslem výpisu a pořadím na výpisu, které se automaticky generuje. K těmto účtům je možné sledovat zůstatky na účtu. Jsou podporovány automatické importy pohybů banky (zatím jen eBanky) a přečíslování čísel výpisů.

Automatické generování dokladů
Při vystavování dokladů skladu umí systém automaticky generovat související následné doklady. Po příjmu na sklad nabídne fakturu. Pokud je faktura hrazena v hotovosti, nabídne pokladní doklad a podobně. Tyto vazby jsou ukládány. Později se zobrazují související doklady při procházení seznamem dokladů.

Platby
POKLADNA+BANKA: K těmto dokladů jde zadat který doklad nebo doklady uhrazují. Platby na pozadí kontrolují zda je doklad již uhrazen. Stav je indikován barevně. Po uhrazení se faktuza sama označí jako uhrazená. Částku je možno rozložit na více faktur a obráceně jde uhradit fakturu zálohou=pokladna + platba bankou + doplatek v hotovosti. Tento způsob použijí firmy, kterým vede účetnictví externí firma a nepoužívají párování saldokonta z modulu Účetnictví.

Účetnictví
ÚČETNÍ OSNOVA: Systém obsahuje kompletní účetní osnovu. Je povoleno ji editovat a upravit dle potřeby uživatele. Analytikou se rozdělují i jednotlivé druhy DPH podle které se zpracovává přiznání k DPH.

ÚČETNÍ DOKLADY: Vystavují se pro zaúčtování faktur, pokladních nebo bankovních dokladů a interních dokladů. Kromě interních dokladů jsou doklady provázány na účetní doklad a je možné lehce nahlížet na zaúčtování jednotlivých dokladů. Pro každou číselnou řadu se nastavují počáteční stavy. K podrobnému vyhledávání a opravám je v systému náhled na položky rozúčtování. Filtr náhledu umí vyhledat účetní zápis podle vazby k dokladu nebo částky Md/Dal.
SALDOKONTO
Je podporováno párování saldokonta.

UZÁVĚRKOVÉ SESTAVY A DANĚ
Výstupy se uloží vždy do databáze. Je možné je opakovaně vytisknout. Je archívován i seznam zpracovaných dokladů pro prohlížení nebo tisk.

Zpracování DPH
SESTAVA DPH: Slouží pro odvod DPH finančnímu úřadu. Volí se období od-do pro zpracování dokladů. Tiskne se do formuláře podle JPG ze souboru. V databazi je uložen seznam použitých dokladů pro pozdější kontroly.
ROZVAHA:
VÝSLEDOVKA:
ROČNÍ UZÁVĚRKA:

Doporučeno
POČÍTAČE: Minimální sestava je Pentium 1,3 GHz, 256 MB RAM, asi 10 MB volného místa na disku.

POČÍTAČOVÁ SÍŤ: Doporučujeme samostatný počítač jako databázový server. Vybudování sítí, dodání počítačů, instalace software, provádíme na základě objednávky systému jednotlivě nebo na klíč.

ŠKOLENÍ: Pro registrované uživatele organizuje firma Datok, s.r.o. jednodenní školení. Tématicky je možné je rozdělit na SKLADOVÉ HOSPODÁŘSTVÍ. Zabývá se vedením skladového hospodářství a FAKTURACE-ÚČETNICTVÍ zabývající se postupy fakturace v návaznosti na účetnictví.
Pro správce systému je určeno školení SPRÁVCE. Obsahuje praktické návody zaměřené na správu systému, práce s databází a aplikací, konfigurace databázového serveru, přístupová práva, zálohování atd..